Prozessoptimierung in Wohnungsunternehmen

Geschäftsprozesse sind ein entscheidender Erfolgsfaktor

Die Qualität der Geschäftsprozesse ist für Wohnungsunternehmen ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg.

Nicht optimale Prozesse haben vielerlei Auswirkungen. Höherer Aufwand, verursacht durch zu hohe Prozesskosten, ist dabei nur eine Facette. Suboptimale Prozesse wirken sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus, sorgen für Intransparenz und lassen Fehler dadurch wahrscheinlicher werden. Fehler, die im Extremfall sogar ein hohes Risiko für das Unternehmen und damit auch für die Verantwortlichen darstellen können.

Ist der Markt des Wohnungsunternehmens durch eine hohe Wettbewerbsintensität gekennzeichnet, wie sie heute bereits an einigen Standorten vorzufinden ist, beeinträchtigen suboptimale Geschäftsprozesse darüber hinaus die Bindung der bestehenden Mieter und behindern die Gewinnung von Interessenten. Belastung der Erträge und höhere Fluktuationskosten sind die Folge.

Zahlreiche Faktoren beeinflussen die Geschäftsprozesse

Zahlreiche Faktoren beeinflussen die Qualität der Geschäftsprozesse eines Wohnungsunternehmens. Hierzu gehören unter anderem:

Mieter-/Interessentenorientierung der Prozesse
Einfachheit und Klarheit der Prozesse
IT-Unterstützung der Prozesse
Verbindliche, einfache und leicht zugängliche Prozessdokumentation
Akzeptanz und Einhaltung der Prozesse durch die Mitarbeiter
Permanente Weiterentwicklung der Prozesse durch die Führungskräfte in Bezug auf geänderte Rahmenbedingungen

Prozessoptimierung ist eine große Herausforderung

Eine etwa erforderliche Veränderung dieser und anderer Faktoren stellt für Unternehmen eine nicht unerhebliche Herausforderung dar. Bestehenden Strukturen und Prozessen wohnt in der Regel ein hohes Beharrungsvermögen inne. Mitarbeiter stehen Veränderungen auch aus Sorge um Ihren Arbeitsplatz skeptisch gegenüber. Aufgrund des normalen Tagesgeschäftes oder möglicherweise bereits wegen der Belastung durch suboptimale Prozesse fehlen die erforderlichen Ressourcen, um notwendige Veränderungsprozesse einleiten zu können. Und nicht zuletzt stellt sich die Frage, welche Mitarbeiter des Unternehmens sowohl die fachliche und methodische Qualifikation besitzen als auch das erforderliche Vertrauen sowie den Respekt ihrer Kollegen genießen, um notwendige Veränderungsprozesse anzustoßen und voranzutreiben.

All diese Umstände stellen sich zunächst als Grenzen für die Handlungsmöglichkeiten des Unternehmens dar. ("Das haben wir schon immer so gemacht.", "Das geht bei uns gar nicht.", "Dafür haben wir keine Mittel." sind nur die verbalen Erscheinungsformen dieser Grenzen.) Diese Grenzen zu erkennen, ihre Hintergründe und Motive zu hinterfragen und offenzulegen, um sie schließlich zu überwinden, ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Veränderungsprozesses.

Prozessoptimierung Schritt für Schritt - pragmatisch und prozesszentriert

Genau an dieser Stelle biete ich Ihnen meine Beratungsunterstützung an. Durch meine langjährige beratende Tätigkeit in Wohnungsunternehmen kenne ich die typischen Geschäftsprozesse recht genau und weiß, welche Lösungsansätze erfolgversprechend sind.

Mein Ansatz, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an mit in den Optimierungsprozess zu integrieren, sorgt für den Abbau von Verunsicherung, erschließt die Potenziale der Mitarbeiter und führt schließlich zu akzeptierten und damit umsetzbaren Lösungen.

Zu Beginn eines Optimierungsprojektes durchlaufe ich gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern den gesamten betroffenen Prozess und hinterfrage detailliert jeden einzelnen Prozessschritt. Mit dieser Vorgehensweise eröffnet sich für die Prozessbeteiligten die Möglichkeit, die gewohnte Routine zu verlassen, eine andere Perspektive einzunehmen und den eigenen Prozess kritisch zu beleuchten. Diese pragmatische und prozesszentrierte Methode eröffnet den Beteiligten die Chance, Schwachstellen zu erkennen, Lösungsansätze zu entwickeln und sich auf neue Wege einzulassen.

Selbstverständlich stehe ich Ihnen auch bei der Realisierung der entwickelten Lösungen zur Verfügung. Mein Ziel bleibt es jedoch, mich im Beratungsverlauf zunehmend überflüssig zu machen. Dies erfolgt dadurch, dass auch die betroffenen Führungskräfte von Anfang an mit in den Veränderungsprozess integriert werden, damit diese lernen, den Veränderungsprozess aus eigener Kraft vorantreiben zu können.

Klarer Vorteil für Ihr Unternehmen

Durch eine Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse im Rahmen meiner Beratung dürfen Sie folgende Vorteile erwarten:

Erfolgreiche Entwicklung Ihres Unternehmens
Senkung von Prozess- und Verwaltungskosten
Vereinfachung der Prozesse und Erhöhung der Transparenz
Abbau von Prozessrisiken
Akzeptanz der Veränderungen bei den Mitarbeitern
Weiterentwicklung der Veränderungskompetenz Ihrer Führungskräfte
Erhöhung der Dienstleistungsqualität
Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
Steigerung der Mieterbindung und der Vermietungsquote

Manchmal braucht es nur einen ersten Impuls, wie das Beispiel von Udo Frommann, Vorstand des Spar- und Bauvereins in Hannover, belegt.

Und was mit einer Prozessanalyse erreicht werden kann, dokumentieren die Aussagen des Vorstands der Gubener Wohnungsbaugenossenschaft eG.

Möchten auch Sie Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren oder einen Wandel initiieren, so nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit mir auf.