Projektmanagement in Wohnungs­unternehmen

Notwendigkeit von Projektmanagement

Gerade bei größeren Vorhaben, wie beispielsweise Neuorganisationen, Systemumstellungen oder der Einführung umfangreicher Softwaremodule, spielt Projektmanagement in der Wohnungswirtschaft eine wichtige Rolle. Doch wie soll das Projektmanagement inhaltlich aussehen und von wem sollte es wahrgenommen werden?

Internes oder externes Projektmanagement

Ein gänzlich externes Projektmanagement bietet die Chance auf eine hohe Professionalität, die allerdings auch ihren Preis hat. Darüber hinaus sind mögliche Interessenskonflikte zu berücksichtigen. Das gesamte Projektmanagement aus der Hand eines Systemanbieters beispielsweise birgt immer die Schwierigkeit der Neutralität.

Ein Projektmanagement allein durch das Wohnungsunternehmen setzt dagegen freie Kapazitäten und eine gewisse Projektmanagementerfahrung voraus, was in vielen Fällen schwierig zu erfüllen ist. Auch beinhaltet ein rein internes Projektmanagement häufig viele Restriktionen für den Projektleiter. Aus meiner langjährigen Tätigkeit kenne ich hinsichtlich des Projektmanagements jedenfalls nicht nur mögliche Schwachstellen bei Wohnungsunternehmen sondern auch bei externen Anbietern.

Von klassisch bis agil - die Projektmanagementmethode

Inhaltlich reicht die Spannbreite vom "klassischen" Projektmanagement, bei dem umfangreichen formalen Methoden und Instrumenten sowie vollständiger Planung ein hoher Stellenwert beigemessen wird, bis hin zu aus der Softwareentwicklung stammenden agilen Methoden wie beispielsweise Scrum.

Im ersten Falle erfordern eine umfassende und möglichst vollständige Planung des gesamten Projektes viele Ressourcen. Trotz dieses hohen Planungsaufwandes stellt sich im Projektverlauf nicht selten heraus, dass bestimmte Anforderungen unnötig sind, andere dagegen nicht berücksichtigt wurden. Die Konsequenz sind Change Requests (Änderungsanforderungen), die oftmals Budget und Termine belasten. Nicht zuletzt wird diesem teilweise als zähflüssig und bürokratisch empfundenen Projektmanagement zuweilen ein gewisser Selbstzweck unterstellt - mit entsprechender Auswirkung auf die Motivation der Beteiligten.

Scrum als agile Methode auf der anderen Seite hingegen erscheint auf den ersten Blick etwas ungeplant und ungeregelt, was bei Auftraggebern oder Projektverantwortlichen zu Unsicherheiten und durchaus berechtigter Kritik führt. Gleichzeitig mögen die häufigen, jedoch sehr kurzen Meetings sowie die hohe Betonung von Feedbacks sowohl zum inhaltlichen Projektfortschritt als auch zur Zusammenarbeit ungewohnt sein.

Eine pragmatische Lösung

Eine mögliche Lösung liegt darin, die Vorteile der Methoden zu integrieren. Natürlich geht es einerseits um eindeutige Aufgaben, Verantwortungszuweisungen und Terminstellungen sowie deren Überwachung. Eine schlanke und unbürokratische Projektorganisation, übersichtliche, von allen Beteiligten handhabbare Projektmanagementunterlagen sowie knappe aber verständliche Dokumentationen sollten die Zielsetzung sein. Da es aber erfahrungsgemäß oftmals anders kommt als geplant, sollten andererseits Möglichkeiten geschaffen werden, derartigen Umständen schnell und flexibel begegnen zu können. Eine regelmäßige Reflexion über die erzielten Projektfortschritte, die Qualität der Zusammenarbeit sowie die verwendeten Instrumente ist daher äußerst förderlich, um Störungen zu erkennen und erforderliche Anpassungen vornehmen zu können.

Ebenso kann es sinnvoll sein, ein internes Projektmanagement durch externe Begleitung zu unterstützen. Dies kann neben der Entlastung von Kapazitäten insbesondere weitere Expertise beisteuern und zusätzliche Möglichkeiten zur Reflexion schaffen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wie kann das nun konkret aussehen? Nehmen wir ein beispielhaftes Wohnungsunternehmen. Dieses verfügt über gewisse Vorstellungen zum Projektmanagement, die möglicherweise sogar teilweise schriftlich fixiert sind. Darüber hinaus liegen Muster-Projektmanagementunterlagen vor, die das Unternehmen aus externen Quellen übernommen und zumindest rudimentär auf die eigene Organisation angepasst hat. Ein Projekt wurde ins Leben gerufen, Projektmitarbeiter ausgewählt und ein Projektleiter benannt. Jetzt ergeben sich verschiedene Möglichkeiten. Im schlechtesten Falle sind sich die Beteiligten über die Notwendigkeit und Bedeutung einer Projektorganisation im Unklaren, konzentrieren sich jedoch auf die Formalitäten des Projektmanagements. Die eigentlichen Ziele des Projektes geraten aus dem Blickfeld. Obwohl jeder das Projektmanagement richtig macht, kommt das Projekt nicht richtig voran. Genau hier können agile Methoden wie Scrum und externe Begleitung helfen, das bestehende System erfolgreich weiterzuentwickeln.

Ihr Nutzen aus meiner Begleitung

Von einer Begleitung Ihres Projektmanagements durch mich können Sie auf vielfältige Weise profitieren.

• Die Betrachtung des gesamten Projektmanagements aus der erforderlichen Distanz ermöglicht eine neutrale Beurteilung, erleichtert kritische Fragen und fördert damit die Initiierung von Reflexionsprozessen.
• Regelmäßige Reflexionen über alle Aspekte des Projektverlaufs, gegenseitiges Feedback und daraus folgende Anpassungen befördern das Projekt und verhelfen zu höherer Akzeptanz und besseren Ergebnissen.
• Umfang und Inhalt meiner Begleitung Ihres Projektmanagements stimmen wir individuell nach Ihrem Bedarf ab.
• Möchten Sie dagegen erst ein Projektmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren, so profitieren Sie von meinen Erfahrungen bei Konzeption und Einführung Ihres individuellen Systems. Natürlich gehören dazu auch ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Projektmanagementhandbuch sowie Projektmanagementunterlagen (Projekt- / Arbeitsaufträge, Statusberichte usw.).
• Gezielte Schulungen und Trainings vermitteln Ihren Mitarbeitern schließlich Ihr unternehmensindividuelles Projektmanagement ohne unnötigen Ballast.

Selbst große Wohnungsunternehmen, wie beispielsweise die GSW Immobilien AG, verlassen sich beim Projektmanagement auf meine Begleitung, wie die Aussagen von Führungskräften belegen.

Vielleicht möchten Sie jedoch eher mit einem Training zum Projektmanagement beginnen, so wie auch die immo-portal-services GmbH (externer Link). Erfahren Sie, wie der Geschäftsführer Volker Riedel das Ergebnis bewertet.

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